Freitag, 18. Oktober 2019

Expertenmeinung | Ist DIN 9000 gleich optimierte Prozesse?

JHorac
von Jürgen Horak, JHC-Unternehmensberatung
„Wir brauchen keine Prozessoptimierung; wir sind ja zertifiziert nach DIN EN ISO 9000 !"

Diese Aussage (oder so ähnlich) höre ich häufig von Unternehmen, die auf das Thema „Prozessoptimierung" angesprochen werden. Was veranlasst diese Unternehmen zu dieser Aussage? Schauen wir uns zuerst einmal die Normen der DIN EN ISO 9000-Reihe an: Diese Normen sind geschaffen worden, um die Grundsätze für ein standardisiertes Qualitätsmanagement zu definieren und beschreiben modellhaft das gesamte QM-System bzw. welche Elemente offengelegt werden müssen und wie dies erfolgen soll (QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen usw.).

Die Grundsätze eines Qualitätsmanagements finden sich alle in den Haupt-Kapiteln dieser Norm wieder. Das heißt, das sich ein Unternehmen zu diesen o.a. Punkten Gedanken machen muss und die entsprechenden Prozesse dokumentieren muss, um nachzuweisen, dass es über ein entsprechendes QM-System verfügt. Die Übereinstimmung der realen Abläufe mit den beschriebenen wird in den regelmäßigen Auditierungen überprüft und in den Zertifikaten dokumentiert. Bedeutet dies nun dass:

  • ein Unternehmen, das diese Bedingungen erfüllt, ein erfolgreiches Unternehmen ist?
  • somit die Prozesse optimal gestaltet sind und bestens ablaufen?
  • eine weitere Optimierung der Prozesse unnötig ist?
  • die Zukunftssicherung des Unternehmens damit gewährleistet ist?

Die klare Antwort kann hier nur ein NEIN sein!

Es verhält sich dabei wie mit dem Führerschein, bzw. genauer bezeichnet als Fahrerlaubnis. Diese besagt auch nur, dass der Inhaber die Berechtigung zum Führen eines Kraftfahrzeuges zu einem bestimmten Zeitpunkt nachgewiesen hat durch Einhalten bestimmter Mindestanforderungen. Es ist damit keine Aussage gemacht, ob der Inhaber ein guter oder schlechter Fahrer ist. Gleichermaßen verhält es sich mit der Zertifizierung nach DIN 900x; ein Unternehmen mit Zertifizierung hat lediglich eine höhere „Überlebenswahrscheinlichkeit", als ein Unternehmen ohne. Der Erfolg eines Unternehmens wird also nicht durch eine Zertifizierung geleistet. Sie zeigt nur, dass die Abläufe im Unternehmen gemäß QM-Handbuch + Verfahrensanweisung geplant sind. Was bedeutet das in der Realität im Unternehmen?

  1. Zuerst wird ein Qualitätsmanagementbeauftrager (QMB) bestimmt, der sich um die Umsetzung der Normforderungen kümmert. Er informiert und schult ggf. die Leitungsebenen und kümmert sich vor allem darum, dass alle wesentlichen Prozesse „normgerecht" dokumentiert werden.
     
  2. Die Prozesse werden jetzt beschrieben, dabei werden dann natürlich einige Schwachstellen und Fehlerquellen offenkundig und korrigiert. Diese so „optimierten" Prozesse werden dann dokumentiert und per Verfahrens-/ Arbeitsanweisung den Mitarbeitern (am besten noch im Umlaufverfahren mit Abzeichnung der Kenntnisnahme) vermittelt.
     
  3. Die Mitarbeiter werden nun mit einer Vielzahl von Informationen (in Papier oder elektronischer Form) überschüttet, aus denen mehr oder weniger genau hervorgeht, was sie zu tun / zu lassen haben.
     
  4. Für die Auditierung werden dann die Mitarbeiter der zu auditierenden Bereiche nochmals fit gemacht, so dass jeder weiß, was er zu sagen hat, jede Zeichnung und Anweisung ein aktuelles Datum hat und alles den beschriebenen Abläufen entspricht.
     
  5. Nach der (hoffentlich bestandenen) Auditierung atmet alles auf, jetzt wird wieder gearbeitet und nicht auditiert und so langsam versinken die wunderschön dokumentierten Abläufe in den Dämmerschlaf der niedrigen Prioritäten ...... bis
     
  6. Der QMB die Alarmglocke läutet: „ Das Überwachungs-/ Wiederholungsaudit naht!" Jetzt werden die Dokumentationen wieder hervorgeholt, an die aktuellen Entwicklungen und Änderungen angepasst, Mitarbeiter geschult, usw. Dieses Szenario beschreibt den häufigen Zustand, dass die Zertifizierung in vielen Branchen als „Muss" angesehen wird, um auf dem Markt agieren zu können. Sie ist in dieser Form genau das als was sie angesehen wird, nämlich ein kostenträchtiger „Umweg", der nichts über die tatsächliche Arbeit des Unternehmens aussagt!

Ist die DIN ISO 9000 – Zertifizierung also unsinnig?

Auch hier kann die Antwort nur ein klares NEIN sein! Aber, ... ohne ein in allen Ebenen des Unternehmens implementiertes und verwendetes Prozessoptimierungsinstrument verpufft die Wirkung des doch immensen Aufwandes erheblich. 

Was leistet nun eine gute Prozessoptimierung?

 Die Prozessoptimierung setzt bei den Prozessen selbst an.

  • Sie stellt den aktuellen Ist-Zustand der einzelnen Prozesse in Verbindung mit den anderen Unternehmensprozessen dar und zeigt auch deutlich die Bereiche mit erheblichen Handlungs- und Verbesserungspotentialen.
  • Sie leitet aus den Zielen und Visionen der Unternehmensleitung, den Kundenanforderungen und den Unternehmensprozessen einen idealen Soll-Zustand ab.
  • Die Differenz aus Soll und Ist ergibt den Weg und die Maßnahmen, die durchzuführen sind. Aus dem Gesamtbild ergibt sich dann auch die Priorisierung und Reihenfolge der einzelnen Maßnahmen bzw. Baustellenbereiche.
  • Gemäß dieser Prioritätsliste werden dann die einzelnen Bereiche im Detail betrachtet und in Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter und von den Mitarbeitern in Richtung des Sollzustandes verbessert.
  • Zu diesem Verbesserungsprozess gehört natürlich auch die Dokumentation der Prozesse, denn der neu verbesserte Standard muss beschrieben sein, um die Mitarbeiter zu schulen und die Basis für die nächste Verbesserung zu definieren.
  • Der neue, verbesserte Prozess fließt dann in die Aktualisierung des Ist-Zustand ein, ebenso wie geänderte Rahmenbedingung (Auftragslage, Produktmix, Kundenforderungen usw.). Damit verfügt das Unternehmen jederzeit über eine aktuelle Darstellung (in einer aggregierten Form für die Unternehmensleitung und als Rahmen für die einzelnen Bereiche, als auch in einer detaillierten Form für die einzelnen Produktionsbereiche und ggf. Fertigungslinien).

Als Ergebnis stellt sich dann heraus, dass durch eine gute Prozessoptimierung die wesentlichen Kriterien der DIN 900x quasi zum Nulltarif (d.h. ohne wesentlichen Zusatzaufwand) mit erfüllt werden. Als wesentlicher Vorteil ergibt sich aber eine erheblich höhere Frequenz der Prozessverbesserungen, ein reduzierter Arbeitsaufwand durch die kontinuierliche Arbeit an den Prozessen und die Verteilung auf viele Schultern und das Einfließen der Prozessverbesserungsarbeit in die täglichen Aufgaben aller Mitarbeiter. Der unschlagbare Vorteil ist aber dabei, dass jegliche Erfolge sofort und im Regelfall ohne großartige Investitionen in eine Verbesserung des Betriebsergebnisses umgesetzt werden und vor allem durch die Mitarbeiter nachhaltig vorwärts getrieben werden. Dazu benötigen Sie aber einen fähigen Beratungs-Partner, der über die erforderliche Erfahrung in der Umsetzung dieser Optimierungsprozesse verfügt und Ihnen wie ein Navigationsgerät den besten Weg in diesem Labyrinth aufzeigt und Sie auf diesem Weg begleitet. Nur fahren müssen Sie!

Die Aussage: „Wir brauchen keine Prozessoptimierung; wir sind ja zertifiziert nach DIN EN ISO 9000!", sollte daher etwas umgeschrieben werden in „Wir optimieren kontinuierlich unsere Prozesse, weil wir nach DIN EN ISO 9000 zertifiziert sind!"

 

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