Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung sollen die Prozesse im BMI und seinem Geschäftsbereich untersucht und verbessert werden. Im Rahmen des Projektes hat das BMI eine geschäftsweite BIC Platform-Lizenz erworben. Damit ist BIC der Standard für Prozessmanagement im Ressort BMI.

Seit Beginn der 90er Jahre hat die Diskussion über die Modernisierung in öffentlichen Verwaltungen in Deutschland nie aufgehört. In deren Rahmen wurden unter anderem Modernisierungskonzepte wie z. B. Aufgabenkritik, Privatisierung, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung mit IKT oder Personalentwicklung auf die öffentlichen Verwaltungen angewandt. Ergebnisse dieser Aktivitäten lassen erkennen, dass die Modernisierung des öffentlichen Sektors als langfristiger, nachhaltiger Prozess angelegt werden muss.

Der Energieversorger Salzburg AG nutzt ab sofort die PR-Software PressFile, um seine Öffentlichkeitsarbeit effizienter zu gestalten. Die Applikation unterstützt die Verwaltung von Verteilern, personalisierte Aussendungen sowie die interne Zusammenarbeit der Kommunikationsabteilung. In der Auswahlphase konnte sich PressFile auch gegen den Marktführer bei deutschsprachigen PR-Lösungen durchsetzen. „PressFile hat uns durch einfache und übersichtliche Abwicklung aller Arbeitsabläufe in der Pressearbeit überzeugt", begründet Sigi Kämmerer, Leiter Kommunikations-Management und Pressesprecher bei der Salzburg AG, die Entscheidung. „Ein weiterer Vorteil ist der Aufbau als browserbasierte Weblösung. Dadurch lassen sich unsere Daten auch bei externen Terminen einfach über das Internet abrufen und für aktives Kontaktmanagement nutzen", so Kämmerer weiter.

Unternehmen in ganz Europa nutzen Einsparungsmöglichkeiten in der Buchhaltung nicht, weil sie sich der tatsächlichen Kosten des Rechnungsmanagements nicht bewusst sind. Dies ergab eine neue Studie des Informationsmanagement-Experten Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut YouGov. Die europäische Studie zeigt, dass fast die Hälfte aller Befragten die tatsächliche Höhe der Bearbeitungskosten pro Rechnung nicht kennt. Die gesamten Buchhaltungskosten für Eingangsrechnungen sind hier als die Gesamtausgaben für die Bearbeitung einer Rechnung einschließlich Personal-, IT- und Speicherungskosten definiert. Diese Kosten werden von 8 von 10 Befragten in Frankreich und Spanien sowie allen Befragten in Deutschland als akzeptabel angesehen. Die Teilnehmer in England sind hier vorsichtiger: Nur 4 von 10 Befragten erachten die Buchhaltungskosten als vertretbar.

Dank Effizienzsteigerungsmaßnahmen und verschlankter Prozesse verdoppelten die führenden Industrieländer ihre Produktivität innerhalb von 20 Jahren. Hingegen finden die Prozesse in der Verwaltung produzierender Unternehmen (aber auch bei vielen Dienstleistungsunternehmen) noch immer wenig Beachtung. Das ist weder durch praktische Erfahrung noch durch wissenschaftliche Studien zu rechtfertigen: Wie in der Produktion, gibt es im administrativen Bereich Potenziale zu heben, die entscheidend für die Rentabilität eines Unternehmens sein können. Wie mit einem überschaubaren zeitlichen und wirtschaftlichen Aufwand verblüffende Erfolge erzielt werden können, zeigt das Beispiel eines Ingenics-Projekts bei der Karl Knauer KG in Biberach/Baden.

Denken Sie auch manchmal: „UND TÄGLICH GRÜSST DER VORGANG"? Mit diesem Jahresmotto möchten wir Sie für ein Thema sensibilisieren, das nicht neu, aber hochaktuell und erfolgskritisch ist: Intelligente Vorgangssteuerung. Denn viel zu viel Geschäftspotential „verpufft" in nicht durchgängigen Prozessen. Sichtbar wird dies, wenn trotz größter Bemühungen die Arbeit nicht mehr zu schaffen ist: Der Papierberg auf Ihrem Schreibtisch wird größer statt kleiner, Akten fordern Sie umständlich an, irgendeine Information fehlt Ihnen immer und den Arbeitsablauf haben Sie schon zum wiederholten Male neu definiert.

Der Employee Self Service (ESS), welcher mit „Mitarbeiterselbstverwaltung" übersetzt werden kann, hält vermehrt auch in mittelständischen Unternehmen Einzug. Ein Grund hierfür ist die steigende Akzeptanz von webbasierten Anwendungsprogrammen, die den Einsatz einer Mitarbeiterselbstverwaltung schnell und komplikationslos ermöglichen. Im wertschöpfenden Bereich sind Optimierungen hinsichtlich Kosten, Qualität und Zeit seit Jahrzehnten beispielsweise mittels Einführung von Lean Management oder auch Produktionssystemen quasi an der Tagesordnung. Beinahe ebenso lange, wurde der administrative Bereich nahezu sträflich vernachlässigt. Immer mehr Unternehmen erkennen mittlerweile, dass gerade in der Administration signifikante Einsparungs- und Verbesserungspotenziale unbeachtet bleiben.

Unnötige Kosten in der Verwaltung sind oft auf ineffiziente Abläufe, doppelt ausgeführte Tätigkeiten und umständliche Arbeitsschritte zurückzuführen. Wie in der Produktion, gilt deshalb auch in der Verwaltung: Wer effiziente Prozesse anstrebt, muss eingespielte Abläufe immer wieder auf den Prüfstand stellen.

Deshalb überträgt Ingenics die in Produktionsprozessen etablierte Lean-Philosophie auch auf den Organisationsbereich und hilft Unternehmen jeder Größenordnung, maßgebliche Anteile ihrer Verwaltungskosten einzusparen. Dabei werden die Mitarbeiter durch bessere Strukturen entlastet, was zu verbesserter Motivation und höherer Arbeitsleistung führt. Ein beeindruckendes Beispiel für die gelungene Umsetzung der Lean-Philosophie ist die Optimierung der administrativen Prozesse bei der OSB Hausverwaltung in Leutkirch. Das Tochterunternehmen der Leutkircher Bank eG erstellt Abrechnungen, organisiert Eigentümerversammlungen, akquiriert Neukunden und ist für das Immobiliengeschäft der Bank mitverantwortlich.

Ineffizienz in den Büros ist out. Lange Durchlaufzeiten, Verschwendung und Suchzeiten sind für interne und externe Kunden nicht mehr akzeptabel. Die schlanke Produktion hat sich als Konzept zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bewährt. Nun erkennen viele Unternehmen die Dringlichkeit des effizienten Arbeitens im Büro.

Die richtigen Unterlagen oder Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und das ganze frei von Fehlern – so könnte man exzellente Abläufe im Büro umschreiben. Der Weg zu diesem Idealzustand klingt einfach: unnötige Dinge aussortieren, Standards schaffen, Prozesse optimieren, die Kommunikation im Team verbessern usw. Doch wie packt man das Thema an und wie begeistert man ganze Teams dafür?

Fast drei Viertel der deutschen Unternehmen sehen einen Fachkräftemangel in ihrer Firma. Das ist das Ergebnis einer dieser Tage vorgestellten Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) unter 1600 Unternehmen. Diese Lage wird sich nach Einschätzung von DIHK-Präsident Hans Heinrich Driftmann angesichts der derzeitigen Konjunktur schon bald verschärfen und damit eine „zentrale Herausforderung für Wirtschaft und Politik". Driftmann riet zum schnellen Gegensteuern, wobei die Aktivitäten in Betrieben in Sachen Information, Beratung, Aus- und Weiterbildung berücksichtigt werden sollten.